Een groot deel van mijn jeugd ben ik opgegroeid in Dordrecht. Op de brandweerkazerne waar mijn moeder als receptioniste werkte, staat een spreuk die je ook kunt toepassen op jouw werk: eerst redden, dan blussen.
Er zijn ongetwijfeld 1001 dingen die je zou moeten doen. Elke dag begin je er vol goede moed aan. Maar aan het einde van je dag vraag je je af: wat heb ik nou eigenlijk gedaan vandaag? Je hebt het idee dat je niet gedaan hebt wat je eigenlijk moest doen. Je hebt een paar mailtjes beantwoord, die berekening gemaakt waar je collega al weken om vraagt, achterstallige administratie weggewerkt omdat het nu toch wel een erg grote rommel op je bureau wordt. Je was aan het blussen, niet aan het redden.
Ik pleit voor het hebben van 3 prioriteiten op een dag. Drie zorgvuldig gekozen acties, taken of resultaten, die je vooraf hebt bepaald. Zodat niet de waan van de dag, maar jij, met je volle verstand en aanwezigheid, bepaalt wat er moet gebeuren. Run Your Day.
Wellicht ken je de matrix van Eisenhower, waarmee je kunt beoordelen of je taken moet doen, plannen, uitbesteden of gewoon laten gaan. Eisenhower was de 34e president van de Verenigde Staten. Je kunt je voorstellen dat een president een nogal uitgebreid takenpakket heeft. Hij bepaalde hoe hij met alle zaken omging door een inschatting te maken van hoe tijdsgevoelig het was (urgentie) en hoe belangrijk het was dat hij zelf de taak uit zou voeren (belang). Alleen de taken die zowel belangrijk als urgent waren, kwamen op zijn to-do list. Was het wel belangrijk, maar niet urgent, dan moest er tijd voor ingepland worden.
Laat niet de waan van de dag bepalen wat je doet, maar neem zelf het heft in handen. Run Your Day.
Doe jezelf een plezier en maak alleen de dingen die belangrijk zijn je prioriteit. Dan hoef je namelijk nog maar één onhandig ding te tackelen: dat je niet alle belangrijke dingen op één dag kunt doen. Kies er drie voor vandaag en drie voor morgen. Dan heb je morgen aan het einde van de dag zes belangrijke dingen gedaan. Hoe vaker je belangrijk werk voorop stelt, hoe makkelijker het wordt urgent werk aan te zien komen. Om in de vergelijking met de brandweer te blijven: Als je bezig bent met redden, zul je zien dat je steeds minder vaak hoeft te blussen.
Om je te helpen met een tevreden gevoel terug te kijken op je dag, kun je hieronder jouw prioriteitenoverzicht downloaden. Elke dag noteer je aan het einde van je werkdag welke 3 dingen je de volgende werkdag écht gedaan wilt hebben. Waarom aan het einde van je werkdag? Omdat je dan nog scherp hebt wat open ligt, maar ook wat nog maar een klein zetje nodig heeft om af te maken.
Je print het formulier uit en legt het lekker in het zicht op je bureau. Iedere keer dat je de telefoon ophangt, uit een vergadering komt, of aan je bureau gaat zitten na je lunch, weet je in 1 oogopslag weer wat ook alweer vandaag belangrijk is.
Prioriteiten die je klaar hebt, kun je lekker afvinken. Je bent lekker bezig! Je gaat als de brandweer 😉
Laat je me weten hoe het voor je werkt? Dat vind ik leuk om te horen. Tot snel!
